Od czego zacząć przygotowanie konferencji?

Każda decyzja organizacyjna wynika z odpowiedzi na pytanie, po co w ogóle spotykacie się w jednej sali. Wewnętrzne spotkanie dla kilkunastu osób przygotowuje się zupełnie inaczej niż kongres branżowy z kilkuset gośćmi z całego kraju.

Konferencja może służyć firmie do:

• pozyskania nowych klientów i spotkań z kontrahentami,

• budowania wizerunku eksperta w branży,

• podniesienia kwalifikacji pracowników,

• zaprezentowania nowego produktu lub usługi,

• wymiany wiedzy i nawiązania kontaktów biznesowych.

Gdy cel jest jasny, określcie, do kogo kierujecie wydarzenie i ilu gości się spodziewacie. Ustalcie też, jak długo ma trwać konferencja i z jaką wiedzą uczestnicy powinni z niej wyjść. Od tych odpowiedzi zależy później wielkość sali oraz wysokość budżetu.

Od razu warto powołać zespół organizacyjny i przypisać każdej osobie konkretny obszar pracy. Jedna osoba powinna jednak koordynować całość i podejmować ostateczne decyzje. Przy dużych wydarzeniach część zadań można zlecić agencji eventowej lub dedykowanemu event managerowi, pracującemu na danym obiekcie.

Kiedy zespół jest gotowy, rozpiszcie plan prac z terminem dla każdego zadania. Taka chronologiczna lista pozwala co tydzień sprawdzać postęp przygotowań i szybko wychwycić opóźnienia.

Organizacja konferencji krok po kroku

Kolejne etapy najlepiej przechodzić w ustalonej kolejności, bo każda decyzja zawęża wybór w następnej. Budżet konferencji ogranicza listę możliwych obiektów, a wolny termin sali wpływa na zaproszenia dla prelegentów.

Krok 1. Budżet i kosztorys

Kosztorys powstaje zaraz po ustaleniu celu i skali wydarzenia. W budżecie konferencji uwzględnijcie:

• wynajem sali i sprzętu technicznego,

• catering na przerwy i posiłki,

• honoraria oraz dojazd prelegentów,

• materiały dla uczestników,

• promocję i system rejestracji,

• noclegi oraz transport gości,

• rezerwę na nieprzewidziane wydatki.

Spiszcie kwoty w jednym arkuszu i aktualizujcie go po każdej podpisanej umowie. Dzięki temu na bieżąco widać, ile środków zostało do dyspozycji.

Krok 2. Termin konferencji

Przy dużych wydarzeniach termin rezerwuje się nawet z rocznym wyprzedzeniem, a mniejsze spotkania wymagają zwykle kilku miesięcy. Przed ostatecznym wyborem daty sprawdźcie:

• dostępność kluczowych prelegentów,

• kalendarz wydarzeń w Waszej branży, żeby nie dzielić gości z konkurencją,

• okresy urlopowe i długie weekendy,

• czas dojazdu uczestników spoza miasta.

Godzinę rozpoczęcia dopasujcie do najdłuższego dojazdu. Gość wyjeżdżający o świcie z drugiego końca Polski nie zdąży na otwarcie o ósmej rano.

Krok 3. Miejsce i sala konferencyjna

Wybór zaczyna się od miasta. Liczy się przede wszystkim dojazd oraz zaplecze noclegowe w okolicy. Gdy uczestnicy przyjeżdżają z różnych regionów albo z zagranicy, najwygodniej wybrać obiekt, w którym sala i pokoje znajdują się w jednym kompleksie.

Wielkość sali wynika z liczby gości i wybranego ustawienia. Układ krzeseł decyduje o tym, czy uczestnicy będą tylko słuchać, czy także pracować razem.

Zapytajcie obiekt o możliwość zmiany ustawienia między blokami programu. Doświadczony koordynator pomoże też dobrać salę i sprzęt do Waszej agendy.

Krok 4. Program i prelegenci

Program powinien wynikać z celu konferencji, a nie z listy dostępnych mówców. Jeśli wydarzenie ma charakter szkoleniowy, a w firmie brakuje eksperta w danym temacie, warto zaprosić profesjonalnego szkoleniowca. Zaproście prelegentów z doświadczeniem w Waszej branży, a w agendzie warto przeplatać:

• wykłady eksperckie,

• panele dyskusyjne,

• warsztaty praktyczne,

• sesje networkingowe.

Między blokami zostawcie przerwy dłuższe niż kwadrans, bo to w nich toczy się wiele rozmów biznesowych. Gotową agendę udostępnijcie uczestnikom z wyprzedzeniem.

Część nieformalną można zaplanować wieczorem w formie bankietu albo kolacji biznesowej, a drugiego dnia rano dołożyć warsztaty integracyjne. Dobrze dobrane atrakcje na konferencję budują relacje, których nie da się nawiązać w przerwie kawowej.

Krok 5. Catering i przerwy

Liczba posiłków zależy od długości wydarzenia. Poniższe zestawienie pomoże oszacować potrzeby.

Oprócz liczby posiłków przemyślcie ich charakter. Ciepłe danie główne sprawdzi się w porze lunchu, a zimne przekąski i kanapki wystarczą na krótsze przerwy. Jeśli wybrany obiekt nie ma własnej kuchni, postawcie na sprawdzoną firmę cateringową z doświadczeniem przy podobnych wydarzeniach.

Na etapie rejestracji zapytajcie gości o diety. Wersje bezmięsne i bezglutenowe zaplanowane od początku oszczędzają kłopotów w dniu wydarzenia.

Krok 6. Technika i wyposażenie

Nawet najlepszy prelegent straci uwagę sali, gdy nie zadziała mikrofon. Przed podpisaniem umowy upewnijcie się, że obiekt zapewnia:

• nagłośnienie z mikrofonami bezprzewodowymi,

• rzutnik z ekranem dopasowanym do wielkości sali,

• stabilne łącze internetowe dla prelegentów i gości,

• flipchart albo tablicę do warsztatów,

• kabiny do tłumaczenia symultanicznego przy gościach z zagranicy,

• wsparcie technika podczas całego wydarzenia.

Krok 7. Zaproszenia, promocja i rejestracja

Forma zaproszenia zależy od profilu gości. Uznanym ekspertom lepiej wysłać spersonalizowaną wiadomość, a studentów czy młodszych specjalistów łatwiej zainteresować wydarzeniem w mediach społecznościowych. 

W zaproszeniu zawsze podajcie agendę i oczekiwany strój. Wielu gości zastanawia się, jak się ubrać na konferencję, szczególnie gdy wieczorem przewidziano kolację.

Wydarzenia zamknięte kończą się na zaproszeniach. Konferencja otwarta potrzebuje promocji, a najczęściej wykorzystuje się w niej:

• stronę internetową wydarzenia z agendą i formularzem zapisów,

• posty i wydarzenia na LinkedInie, Facebooku oraz Instagramie,

• e-mail marketing do klientów i kontaktów branżowych,

• reklamę internetową kierowaną do grupy docelowej,

• współpracę z partnerami branżowymi i mediami.

Rejestrację najwygodniej prowadzić na dedykowanej platformie. Zbiera ona dane uczestników i obsługuje płatności online, a później ułatwia druk identyfikatorów.

Na kilka tygodni przed wydarzeniem roześlijcie zarejestrowanym gościom broszurę informacyjną z agendą i wskazówkami dojazdu. Dołączcie do niej link do strony konferencji, żeby uczestnicy mogli na bieżąco sprawdzać zmiany w programie. Program w wersji drukowanej i identyfikator to podstawa pakietu powitalnego, a notes czy firmowy gadżet warto dobrać do charakteru konferencji.

Krok 8. Dzień konferencji

W dniu wydarzenia organizator czuwa nad przebiegiem całego programu. Pomaga w tym krótka lista kontrolna.

1. Przeprowadźcie próbę techniczną z prelegentami przed wpuszczeniem gości.

2. Ustawcie recepcję z listą uczestników i punktem informacyjnym.

3. Pilnujcie, żeby kolejne sesje zaczynały się i kończyły o czasie.

4. Bądźcie w stałym kontakcie z prelegentami i przypominajcie im o czasie wystąpienia.

5. Wyznaczcie jedną osobę do kontaktu z obsługą obiektu i cateringiem.

6. Reagujcie od razu na zgłoszenia gości, na przykład dotyczące temperatury w sali albo brakujących materiałów.

7. Obserwujcie reakcje uczestników i notujcie, co wymaga poprawy.

Krok 9. Po konferencji

Praca organizatora nie kończy się wraz z ostatnim wystąpieniem. W ciągu kilku dni wyślijcie uczestnikom krótką ankietę online i podziękujcie prelegentom. Zebrane opinie warto zestawić w raporcie dla zarządu i sponsorów. Takie podsumowanie pokazuje, co zadziałało, i staje się punktem wyjścia do kolejnej edycji.

Gdzie zorganizować konferencję w Szczecinie?

Szczecin ma kilka atutów cenionych przez organizatorów. Bliskość granicy ułatwia przyjazd gości z Niemiec, a lotnisko Szczecin-Goleniów obsługuje połączenia krajowe i zagraniczne. Po zakończeniu obrad uczestnicy mogą przejść się bulwarami nad Odrą i zobaczyć Wały Chrobrego.

Jako hotel w Szczecinie położony w samym centrum łączymy nocleg z zapleczem konferencyjnym. Nasze sale konferencyjne mieszczą się w Hanza Tower, gdzie goście mają też do dyspozycji basen. Przerwy kawowe i lunch dla uczestników może przygotować nasza restauracja.

Nasz zespół przygotowuje też eventy firmowe, więc wieczorną część wydarzenia możecie zaplanować w jednym miejscu z częścią merytoryczną. Prześlijcie nam założenia wydarzenia, a przygotujemy propozycję sali i menu na przerwy. Czekamy na Wasze zapytanie!

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje zorganizowanie konferencji?

Koszt zależy głównie od liczby uczestników i długości wydarzenia, dlatego konkretną kwotę poznacie dopiero po zapytaniach ofertowych. Warto wysłać je do kilku obiektów jednocześnie i porównać, co obejmuje każdy pakiet.

Jak powinna wyglądać sala konferencyjna?

Dobra sala ma dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia oraz sprawną klimatyzację. Przydaje się też osobna strefa na przerwy kawowe, w której catering nie przeszkadza prelegentom.

Jakie są rodzaje konferencji?

Ze względu na cel wyróżnia się konferencje biznesowe, naukowe, branżowe i szkoleniowe. Pod względem formy mogą odbywać się stacjonarnie, online albo w formule hybrydowej